Este instructivo orienta al personal responsable del archivo de cada dependencia sobre cómo administrar y disponer su documentación al servicio del desarrollo y crecimiento del área.
Los objetivos son que todo el personal conozca los fundamentos teórico-prácticos sobre la organización del Archivo de Gestión, fijar las pautas para el proceso de administración, organización, conservación y consulta de la información, y dar inicio al proceso de capacitación.
Qué son los Archivos de Gestión
Es el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia, que se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta, en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia. La estructura final de la clasificación es responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.
- Organización Documental
El archivo de oficina está compuesto por los documentos producidos como resultado de las funciones propias de la dependencia. La organización consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenecen, definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes deben individualizarse manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se produjeron.
Clasificación documental
Los archivos se clasifican de acuerdo con la estructura y funciones de las entidades productoras. Para clasificar los documentos se recurre al Cuadro de Clasificación Documental, que permite codificar e identificar series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Serie Documental: conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos (ej. Actas, Contratos, Convenios). Subserie Documental: división de las series de acuerdo con asuntos específicos (ej. Actas de Compras). Tipología Documental: especie documental que revela el contenido y la estructura física del documento (ej. Facturas, Solicitudes de Cheque, Pólizas).
Elementos de Archivo
Se requieren carpetas tamaño oficio, guía "Afuera" tamaño oficio, rótulos autoadhesivos para la marcación de carpetas (11 x 4 cm), y sistema de archivo rodante o archivadores verticales con llave para seguridad de la documentación.
Ordenación de Documentos
Ordenación Cronológica: ubicación de los documentos en el tiempo, en forma ascendente por año, mes y día. Ordenación Numérica: algunos documentos se ordenan en forma numérica ascendente; dentro de las carpetas se ordenan en forma numérica y cronológica ascendente, evitando duplicados.
Pasos para la organización del Archivo de Gestión
Recepción de la documentación por el personal responsable del trámite; verificación del cumplimiento total o parcial del trámite; organización de la documentación según la serie/subserie del Cuadro de Clasificación Documental; verificación de la ordenación y almacenamiento en la unidad de conservación. No deben abrirse carpetas con el título "varios" o "generalidades"; si se requiere una nueva serie o tipo documental debe solicitarse el código al responsable del Sistema de Archivo.
Préstamo
El préstamo de documentación se tramita a través de la persona responsable de la administración del Archivo. Quien retira una carpeta se hace responsable por su integridad. Para el retiro debe completarse el formato de préstamo "Afuera", que queda en el archivador en reemplazo de la carpeta hasta su devolución.
Archivo Central o Intermedio
Agrupa documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión, según los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental, cuya consulta ya no es tan frecuente pero sigue teniendo vigencia.
Tablas de Retención Documental
Listado de series y tipos documentales por dependencia que asigna los años de permanencia en cada etapa del ciclo vital de la documentación, así como su disposición final una vez terminada su vigencia administrativa, legal o fiscal.
- Archivo Histórico
Es aquel al que se transfieren, desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente.
Recomendaciones
No son material de archivo: monografías, libros, revistas, recortes de prensa y en general cualquier material bibliográfico, que debe transferirse a la biblioteca. No almacenar borradores, manuscritos no oficiales, recortes de prensa, formatos obsoletos, sobres de correo sin valor probatorio ni documentos duplicados. Se recomienda no acumular documentación sin archivar, evitar la duplicidad de un mismo documento, retirar ganchos y clips, no doblar ni escribir a lápiz o esfero sobre los documentos, no exceder el volumen de las carpetas, organizar cronológicamente, fechar y firmar cada documento, foliar los documentos una vez concluida su vigencia y mantener un inventario actualizado de cada archivo.