Cada uno de los elementos y conceptos teóricos dispuestos pretenden orientarlo a usted como responsable del archivo de su dependencia sobre la manera como debe administrar y disponer su documentación al servicio, desarrollo y crecimiento de su area.
Los objetivos que se pretenden alcanzar son:
Que todo el personal interno conozca los fundamentos teórico-prácticos, sobre la organización del Archivo de Gestión o de oficina, teniendo en cuenta la importancia del Sistema de Archivos.
Fijar las pautas para el proceso de administración, organización, conservación y consulta de la información.
Dando inicio al proceso de capacitación.
Qué son los Archivos de Gestión
Se entiende por Archivo de de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta. en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.
Cómo es su Organización Documental
El archivo de oficina esta compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido.
Clasificación documental
Actividad intelectual que consiste en dividir o separar conjuntos de elementos, estableciendo clases o grupos. Los archivos como unidades organizadas, se clasifican de acuerdo con la estructura y funciones de las entidades productoras y con miras a la utilización administrativa, jurídica y científica. Para clasificar los documentos se debe recurrir al Cuadro de Clasificación Documental, herramienta que permite codificar e identificar cada una de las series, subseries y tipologías documentales, en cada dependencia.
Serie Documental
Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos producidos por cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplo: ACTAS, CONTRATOS, CONVENIOS.
Subserie Documental
División de las series documentales de acuerdo con asuntos específicos. Ejemplo: Actas de Compras.
Tipología Documental
Especie documental que revela el contenido y la estructura física del documento. Ejemplo: Facturas, Solicitudes de Cheque, Pólizas
Documentos Facilitativos
Aquellos que soportan trámites comunes en todas las entidades, tales como: circulares, nómina, solicitud de elementos, entre otros.
Documentos Específicos o Sustantivos
Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades especificas de cada dependencia o de la institución; tales como notas, programas, etc.
Elementos de Archivo
Los siguientes son los elementos requeridos para la organización del Archivo de Gestión.
- Carpetas Tamaño oficio.
- Guía “Afuera” tamaño oficio.
- Rótulos autoadhesivos para la marcación de las carpetas, de 11 x 4 cm.
- Sistema de Archivo rodante o archivadores verticales.
- Cada sistema de archivo debe disponer de llave para seguridad de la documentación.
Ordenación de Documentos
Ordenación Cronológica
Ubicación de los documentos en el tiempo y con relación a este, en forma ascendente por año, mes y día.
Ordenación Numérica
Algunos documentos deben ordenarse en forma numérica ascendente, en la que el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación. Dentro de las carpetas los documentos se ordenaran en forma numérica y cronológica ascendente, evitando guardar duplicados.
Descripción de pasos para la organización del Archivo de Gestión
Recepción por parte del personal responsable del trámite de la documentación para su almacenamiento y conservación en el Archivo de Gestión.
Verificación del cumplimiento total o parcial del tramite respectivo.
Organización de la documentación recibida de acuerdo con la serie / subserie documental administrada por la dependencia verificando su clasificación de acuerdo con el cuadro de clasificación documental ( CCD).
Verificación de la ordenación de la documentación y almacenamiento en la unidad de conservación o soporte respectivo.
Las carpetas se abrirán y organizaran de acuerdo con las series documentales establecidas en el cuadro de clasificación documental.
No se deben abrir carpetas con el titulo “varios”, o “generalidades”. Si se requiere incluir una nueva serie o tipo documental se debe solicitar el código al responsable del Sistema de Archivo.
Almacenamiento
Las carpetas en el archivador o sistema de conservación estarán organizadas de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.
Los Archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no deben guardar se en ellos elementos que no cumplan esta función, tales como papelería, implementos de oficina, equipos, impresoras, etc.
Préstamo
El préstamo de la documentación se tramitará por intermedio de la persona responsable de la administración del Archivo ya sea para personal de la misma o de otras dependencias.
La persona que retire del archivo una carpeta se hará responsable por la integridad de la misma en cuanto a los documentos que la conforman.
Para el retiro de una carpeta de archivo el solicitante diligenciarla los datos requeridos en el formato de préstamo denominado “Afuera”.
La persona responsable de Archivo colocará el formato de préstamo “Afuera” en reemplazo de la carpeta en el archivador hasta que se efectúe la devolución de la documentación.
Archivo Central o Archivo Intermedio
En el se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión, de acuerdo con los tiempos dados en años según la Tabla de Retención Documental, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.
Tablas de Retención Documental
Es un listado de series y tipos documentales por dependencia donde se asignan los años que determinan el tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital, así como su disposición final una vez terminada la vigencia administrativa, legal o fiscal.
Archivo Histórico
Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente.
Recomendaciones
No son material de archivo: monografías, libros, revistas, recortes de prensa, periódicos y en general cualquier tipo de material bibliográfico, el cual debe ser transferido a la biblioteca.
Nunca almacene en las carpetas elementos como: borradores de trabajos que fueron presentados; manuscritos no oficiales; recortes de prensa; formatos y formas obsoletas, sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, libros, revistas materiales impresos, en general y documentos duplicados. Por otra parte, es necesario:
- No dejar acumular la documentación para archivar.
- Tener claro qué documentos debe conservar cada cual en su archivo.
- Evitar la duplicidad de un mismo documento.
- Retirar los ganchos y clips a los documentos.
- No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lápiz o esfero.
- Evitar el uso de A-Z.
- No exceder el volumen documental de las carpetas.
- Doblar el lomo de las carpetas.
- Normalizar tamaños de material de conservación adecuado con los muebles de archivo.
- Organizar cronológicamente la documentación.
- Fechar y firma cada uno de los documentos.
- Foliar los documentos una vez concluida la vigencia.
- No archivar borradores.
- Inventario actualizado y especifico de cada archivo.
- En los archivos grandes donde se concentra gran volumen de información documental se debe destinar dos personas responsables del proceso de archivo y préstamo en caso de consulta.
- En los archivadores donde guardan el archivo, deben evitar guardar elementos y demás materiales que no pertenezcan al archivo.
- Aplicar las indicaciones del cuadro de clasificación para la organización física de la documentación.