El Acuerdo Plenario 4186/14 indica y define el proceso de solicitud de las licencias que el RIG dispone para todos los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia del Chubut. La Secretaría de Informática Jurídica conjuntamente con la Administración General y Dirección de Administración han definido el procedimiento y se han generado herramientas de gestión para su puesta en funcionamiento.
El nuevo proceso aprobado incluye:
• Permite solicitar y seguir los pedidos de licencia desde toda la provincia.
• Habilita el registro en RRHH como de toda licencia otorgada.
• Define el proceso de solicitud, autorización y registro para todo el personal
• Permite automatizar y despapelizar el pedido de licencia y su registro.
• Facilita la autogestión de las licencias pedidas validando el RIG.
• Integra la participación del Cuerpo Médico Forense en el proceso
Dudas o consultas: mesa de ayuda de sistemas
El proceso de adopción del nuevo proceso incluye un cronograma de capacitaciones y puesta en marcha. La primera etapa incluye:
Circunscripción Rawson-Trelew
• 12/05 - Capacitación área de RRHH
• 13/05 - Capacitación INODI incluyendo trámites de licencias.
• 14/05 - Capacitación Cuerpo Médico Forense Trelew y Delegados Contables.
Capacitación Delegados Contables
• Semana 19 a 23 Mayo - Capacitación a Delegados Contables de Puerto Madryn, Esquel, Sarmiento y Comodoro Rivadavia por plataforma de videoconferencia en día y hora a coordinar.
Acuerdo Plenario Nº 4186/14
En la ciudad de Rawson, Capital de la Provincia del Chubut, a los 15 días del mes de Abril del año dos mil catorce, reunidos en la Sala de Acuerdos del Superior Tribunal de Justicia, los señores Ministros que suscriben el presente, y;
VISTA:
La necesidad de establecer un proceso de solicitud, autorización y registro de las licencias del personal dependiente del Superior Tribunal de Justicia del Chubut, en un único registro que permita optimizar la gestión de los recursos humanos; y
CONSIDERANDO:
Que en el marco del Plan de Fortalecimiento Institucional de la Administración General del Poder Judicial aprobado por Acuerdo Plenario N° 4062/12 (bis) se propicia el establecimiento del proceso de uso de licencias que el Reglamento Interno General define;
Que se torna necesario la creación de un registro único de licencias como parte integrante del legajo personal de cada agente en virtud de unificar los antecedentes y datos de cada uno de ellos;
Que la automatización del proceso de solicitud de licencias permitirá el seguimiento de las políticas de recursos humanos y optimizar el uso de recursos evitando el dispendio administrativo;
Que es atribución de este Cuerpo promover Acordadas y reglamentos que conlleven al mejor funcionamiento del Poder Judicial conforme lo establecido por la Ley V N° 3 (Antes Ley 37) Ley Orgánica de la Justicia de la provincia del Chubut en su artículo 33° inc. 15) y la Constitución de la Provincia.
Por ello, el Superior Tribunal de Justicia reunido en Acuerdo,
ACUERDA:
Art. 1°) Establécese el “Proceso de Solicitud de Licencia” de acuerdo a lo establecido en el ANEXO I, el que forma parte del presente, como único procedimiento para los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia del Chubut.
Art. 2°) El proceso gradual de puesta en marcha estará a cargo de la Secretaría de Informática Jurídica quien establecerá un cronograma para su implementación incluyendo el plan de capacitación y difusión correspondiente.
Art. 3°) La Administración General será el órgano que podrá realizar las modificaciones al proceso indicado en el ANEXO I – Proceso de Solicitud de Licencia, que permitan optimizar el proceso y su puesta en marcha.
Art. 4°) Regístrese, por la Secretaría Letrada comuníquese a la Secretaría de Informática Jurídica y cumplido, archívese.
Con lo que se dio por finalizado el Acuerdo Plenario, firmado por los señores Ministros del Superior Tribunal de Justicia por ante mí que doy fe.
Fdo. Dres. José Luis Pasutti, Alejandro Javier Panizzi, Jorge Pfleger y Daniel A. Rebagliati Russell.-
Fdo. Dr. Juan Loup Claudio Gerber -Secretario-
ANEXO 1 - PROCESO DE SOLICITUD DE LICENCIA
Objeto:
Reglamentar las etapas y procesos involucrados en la solicitud, autorización y registro de licencias regidas por el Reglamento Interno General (RIG) del Superior Tribunal de Justicia del Chubut.
Premisas:
- Registro en línea de todas las licencias del personal.
- Control y validación de reglas RIG para licencias.
- Integración de las áreas participantes en el control y autorización de cada licencia
- Evitar el uso de papel en el proceso.
Definiciones:
- CHOIQUE – Sistema de Gestión de RRHH que integra el módulo de licencias. El mismo registrará toda licencia otorgada.
- INODI – Sistema de Gestión de Documentación que constituirá la plataforma para que el usuario pueda generar los pedidos de licencias y recepción de avisos por estados de las solicitudes.
Flujo
1 - Completar Formulario Solicitud (INODI)
Formulario de datos en Inodi para solicitud de licencia. Validación de RIG antes de su registro.
Si la misma requiere autorización del superior, se mostrará el superior de la persona en base a la base CHOIQUE pero el mismo podrá indicar otro superior para su autorización. Esto permitirá soportar los casos de ausencia del superior o cambios no registrados en CHOIQUE etc.
2 - Valida RIG
Proceso integrado a la lógica de control en CHOIQUE que permite verificar si una licencia cumple o no la reglamentación.
3 - Requiere Autorización
Verifica si el artículo solicitado requiere autorización del superior.
Usado para los artículos que no sean los siguientes: 25, 26, 27 y 33 inc. d) (relacionados a licencias por enfermedad) y que el superior debe autorizar.
4 - Aviso por mail a superior para autorización.
El superior recibe un mail con link a Inodi para ingresar y autorizar o denegar.
- Este proceso debe repetirse a diario hasta la fecha de inicio de la licencia a las 9 hs.
- Si no es autorizada ni denegada pero vence la fecha de solicitud debe avisar al solicitante que la misma no tiene autorización.
5 - Autorización por el superior.
Mediante INODI registra la autorización o denegación de la solicitud. Si deniega debe ingresar la descripción de la causa.
La licencia es registrada en CHOIQUE para formar parte del legajo en RRHH.
6 - Aviso denegación de licencia
Idem a 4. El usuario accede a link a INODI para ver el estado de denegación.
El pedido por estar denegado no se registra en RRHH. Sirve de notificación para que el usuario sepa que el pedido no esta autorizado.
7 - Aviso Autorización de licencia
Idem a 4. El usuario accede a link a INODI para ver el estado de autorización. Cumple las funciones de notificar al usuario sobre la autorización para hacer uso de la licencia.
8 - ABM Carga Licencias - Perfil DELEGADO CONTABLE.
Utilizado por los Delegados Contables para la carga de solicitudes recibidas de licencias, especialmente cuando la solicitud no puede ser solicitada por el solicitante debido a razones de enfermedad o cualquier otra contingencia.
- Registro de la licencia en forma manual en sistema CHOIQUE.
- Permite: (debe hacer logs de todas las operaciones sobre cada licencia)
- Alta de licencias.
- Baja de licencias solo de aquellas no informadas a sueldos ni autorizadas.
- Será responsabilidad del delegado dar de baja una licencia que se usufructuó.
- Modificación siempre y cuando no hayan sido autorizadas ni informadas a sueldos.
9 - Recibe pedidos de licencia
Proceso manual donde el usuario recibe la comunicación de que un persona esta ausente y solicita uso de alguna licencia.
Carga la licencia informando el alta.
10 - Aviso denegación de licencia
Si no fuera autorizada por no cumplir RIG, el operador se comunicará con el mismo medio con el usuario para comunicarse la denegación.
11 - ABM de licencias - Perfil RRHH
Registro de la licencia en forma manual en sistema CHOIQUE. Utilizado por el área de RRHH para la carga de solicitudes recibidas de licencias, especialmente cuando la solicitud no puede ser solicitada por el solicitante debido a razones de enfermedad o cualquier otra contingencia.
Alta de licencias.
Baja de licencias solo de aquellas no informadas a sueldos ni autorizadas
Será responsabilidad del delegado dar de baja una licencia que se usufructuó
Modificación siempre y cuando no hayan sido autorizadas ni informadas a sueldos.
12 - Excepción por STJ
Usada cuando por acordada/nota del STJ se habilita una excepción para aprobar una licencia. Se debe cargar la referencia al documento que habilita la excepción.
13 - Carga de Resolución de excepción.
Se carga la referencia al documento del STJ que habilita la excepción.
14 - Carga sin cumplir el RIG
El operador selecciona si desea almacenar la licencia. Si la misma no fuera aprobada o autorizada por modificación de la misma quedaría para informar a sueldos para descuento de haberes.
15 - Registra que no cumple RIG
Se registra la licencia indicando que no cumple el RIG. Permitirá su análisis posterior que administración determine.
16 - ABM de licencias - Perfil CMF
Registro de la licencia en forma manual en sistema CHOIQUE.
Permite: (debe hacer logs de todas las operaciones sobre cada licencia)
Alta de licencias solamente de artículos propios de CMF.
Baja de licencias solo de aquellas no informadas a sueldos ni autorizadas (** ver estados **)
Será responsabilidad del delegado dar de baja una licencia que se usufructuó.
Modificación siempre y cuando no hayan sido autorizadas ni informadas a sueldos.
Como registrante del contralor médico puede:
- Cambiar las fechas de incio y fin de licencia
- Autorizarla o denegarla
- Indicar que la persona no estaba presente. (quedará indicado como estado para que la persona haga el descargo que corresponda)
- Reclamar la entrega del certificado médico al agente si corresponde
Obs:
Aquellos Juzgados de Paz del interior provincial o agentes de otro organismos que no estuviera integrado a la red de datos del Poder Judicial del Chubut realizarán las solicitudes completando en papel el formulario utilizado hasta el momento y comunicará el mismo a los Delegados Contables de su jurisdicción o en su caso a su superior jerárquico para su registro y control.